FUTURO DO TRABALHO | 28.ABRIL.2021
Pare de tentar copiar o escritório: Quatro erros no trabalho remoto
Por causa da pandemia, muitas empresas precisaram aderir ao trabalho remoto. Garantir as ferramentas necessárias, definir processos, manter a equipe motivada e entregar resultados foram alguns dos desafios para quem não estava acostumado a trabalhar à distância.
Nessa transição, quem tentou apenas reproduzir perfeitamente a experiência do escritório em casa, cometeu um erro.
Segundo a especialista em trabalho remoto e coach ágil Molood Ceccarelli, a razão pela qual funcionários remotos podem ser mais produtivos do que seus colegas no escritório é porque suas empresas abandonaram formas antigas de pensar sobre comunicação, colaboração e conclusão de tarefas. Em vez disso, elas empregam o que Ceccarelli chama de Remote-First Approach (abordagem remota primeiro, em tradução livre).
Para que as empresas possam ver os benefícios do home office em seus resultados, a especialista aponta quatro erros que devem ser evitados. Continue a seguir para entender cada um deles.
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Erro 1: Usar muitas ferramentas
“Ao analisar estruturas de centenas de organizações, percebi um tema comum: muitas permitem que suas várias equipes comprem ferramentas diferentes para lidar com problemas iguais ou semelhantes”, diz Ceccarelli.
Pagar por produtos sobrepostos não é apenas um desperdício de recursos, de acordo com ela, mas também do valioso tempo dos colaboradores quando equipes diferentes precisam trabalhar juntas.
Em vez disso, mantenha as coisas simples, minimizando o número de ferramentas e processos que todas as equipes usarão. Escolha apenas uma ferramenta em toda a organização para ao menos três áreas: comunicação, gestão de tarefas e armazenamento de documentos.
Erro 2: Instituir reuniões obrigatórias
No escritório, você levanta para falar com colegas de trabalho ou caminha até a sala de reunião. O corpo tem chance de estar em movimento, ver coisas e pessoas. Quando se trabalha em casa, no entanto, você permanece sentado por horas a fio. Seu espaço visual fica limitado à tela a sua frente, cansando seus olhos e sua mente – especialmente quando você está em uma videochamada longa e não estruturada que poderia ter sido um e-mail.
“Uma reunião de uma hora, com todos os funcionários, custa a sua empresa a soma dos salários por hora de todas essas pessoas. Quando você leva em consideração o cansaço mental que será transferido para os dias de cada um após a reunião, o custo é ainda mais alto”, observa Ceccarelli.
Para evitar esse erro, considere uma regra de ‘Nenhuma reunião é obrigatória’. Ela pode tornar as reuniões enfadonhas extintas e os encontros online empolgantes. O número de reuniões provavelmente será reduzido. As pessoas começariam a comunicar informações de maneiras mais econômicas e eficazes, como e-mails e vídeos pré-gravados.
Erro 3: Não ser explícito sobre expectativas
Se você não está acostumado a trabalhar remotamente, pode presumir que, ao ler uma mensagem, isso é o suficiente. Enquanto isso, o remetente da mensagem está esperando.
Ele pode pensar que um e-mail deve ser respondido em 24 horas, enquanto o destinatário pode acreditar que, desde que os e-mails sejam respondidos na mesma semana, está tudo bem. Como resultado, os funcionários gastam mais tempo resolvendo conflitos e mal-entendidos do que sendo produtivos.
“A solução é transformar premissas implícitas em acordos explícitos”, aconselha. “Você pode decidir que chamadas telefônicas serão usadas para assuntos urgentes, por exemplo, e que mensagens devem ser respondidas dentro de 2 horas. Faça acordos de equipe sobre cada ferramenta e certifique-se que todos estejam na mesma página”.
Erro 4: Depender de conversas em tempo real
Quando as pessoas falam sobre comunicação e colaboração em um escritório, geralmente estão se referindo a trocas de informações em tempo real. Mas trocas valiosas de informações também ocorrem de forma assíncrona, em seu próprio tempo.
“Se seus funcionários estão no meio de um projeto, eles podem permanecer nesse estado de fluxo em vez de ir para uma videochamada ou responder a um e-mail”, defende Ceccarelli. “Quanto mais você tratar os colaboradores como adultos responsáveis, mais motivados e produtivos eles ficarão”.
Para isso funcionar, use sua ferramenta de gerenciamento de tarefas não apenas para a organização do trabalho, mas também para se comunicar com seus colegas sobre cada item. O bate-papo e as reuniões em tempo real devem ser reservados para momentos de emergência e tópicos inerentemente difíceis.
Deixe que textos mais longos transmitam ideias solidificadas e permita que os destinatários consumam as informações no momento em que estão mais prontos para fazê-lo. Isso permitirá que todas as partes contribuam para o trabalho com deliberação, em vez de oferecer pensamentos e ideias inacabadas.
Se o home office for novo para sua equipe, lembre-se: ele não precisa ser uma cópia do escritório. Abra-se para novas possibilidades de trabalhar em equipe e criar uma cultura de trabalho remoto.
